新入社員の歓迎会、そして退職する社員の送別会を社内全体で盛大に執り行うところも多いのではないでしょうか。
社員同士の仲を深めるためにも、業務以外で顔を合わせる貴重な機会となるはずです。
本記事では、つくばエリアで歓送迎会におすすめの会場をピックアップするとともに、幹事を担当する方に向けたお役立ち情報をまとめてご紹介します。
歓送迎会の会場選びで押さえておきたいポイント
つくばエリアにはさまざまなレストランや宴会場がありますが、その中から希望に合ったところを一つ選ばなければなりません。
まずは歓送迎会で使用する会場を選ぶにあたって、おさえておきたいポイントを4つご紹介します。
アクセスの良さ
歓送迎会といっても、仕事の合間を縫って参加する人も多く、少しでも参加者の負担を減らさなければなりません。
まずは会場までのアクセスをチェックし、会社から移動しやすい会場を選ぶと良いでしょう。
駅から歩いて来店できるかどうかはもちろん、車を使う人が多い場合は、無料駐車場の有無なども確認しておきましょう。
参加人数に合った広さ
部署ごとのコンパクトな歓送迎会もあれば、社内全体で行う規模の大きな会もあるでしょう。
参加人数に合った広さの会場を選び、ゆったりと過ごせるように工夫してみてはいかがでしょうか。
20人で向かう場合は、少なくとも最大人数が30人程度ある広さの会場を選ぶなど、余裕をもたせておくことも大切です。
参加者の年齢層に合った雰囲気
会社で行う歓送迎会の場合などは、参加者の年齢層に合った会場を選ばなければなりません。
20代が多く和気あいあいとした雰囲気であれば居酒屋でも良いですが、重役が参加する場合は落ち着いて話ができるレストランやホテルがおすすめです。
席を自由に移動して主役とコミュニケーションを取ったり、マイクを使って幹事が司会をしたりと、歓送迎会にふさわしい雰囲気で楽しめるかどうかも要チェックです。
予算に合わせて細かくプランを設定できるか
歓送迎会は会社の必須行事として捉えている方も大勢いますが、中には予算を負担に感じている方がいる可能性があります。
事前に負担なく参加できる予算を決めておき、その中でプランを設定できる会場を選ぶと良いでしょう。
実際にお店へ出向いてみたり、予算内でできるプランについて見積もりを取ったりしておくと、幹事はもちろんお店にとっても準備がしやすくなります。
つくば周辺のおすすめ歓送迎会会場10選
続いて、実際につくばエリアで歓送迎会の会場として使われることの多いおすすめのスポットを10件ご紹介します。
Tiarange
つくば市の結婚式場としても人気であり、多くのカップルを幸せに導くTiarange。
結婚式場として使われるゲストハウスを貸切し、ワンランク上の豪華な歓送迎会を開くことができます。
ワイワイと好きなものを楽しめるビュッフェプラン、そして旬の食材を使ったコースプランなど、希望に合わせて選べる点も魅力的です。
ビュッフェ・コースともに予算に合わせてメニューを提案できるため、参加者の負担を減らしやすいでしょう。
ホテル日航つくば
TXつくば駅から徒歩2分の位置にあり、アクセスを意識して会場を選びたい方におすすめです。
コース料理もしくはブッフェスタイルから選択でき、それぞれA～C+ノンアルコールプランの飲み放題を組み合わせられる点も魅力的。
ホテルの強みを活かし、楽しんだ後にそのまま宿泊できるプランも完備しています。
ディアステージつくば フォレストテラス
料理・フリードリンク・会場使用料の3点がセットになったパーティープランを完備しており、歓送迎会にも活躍する会場です。
映像による演出や花束・ギフトの手配も行っており、サプライズでお礼を伝える際などに利用しやすいでしょう。
部屋によって印象が大きく異なるため、イメージに合った歓送迎会を開きたい方にもおすすめです。
ホテルグランド東雲
ホテルとしてはもちろんのこと、結婚式や同窓会などさまざまなパーティーシーンに活用される会場です。
特に歓送迎会に関しては、日本料理・西洋料理・中国料理・折衷料理から選択でき、希望を叶えやすい点も魅力的。
マイクロバス送迎がついていたり、その後の宿泊料金が割引になったりと嬉しい特典つきで、遠方から来場する方の負担も減らせるでしょう。
麗風つくば シーズンズテラス
結婚式の披露宴会場としても使われるパーティー会場で、一般的な歓送迎会はもちろんのこと、プロジェクションマッピングなどを使用したダイナミックなパーティーを楽しめる会場です。
大人はもちろん子どもも楽しめるメニュー展開で、より気軽に歓送迎会へ参加しやすいでしょう。
和・洋・中・イタリアンと希望に合わせて選べるほか、細かな要望にもできる限り対応してもらえます。
和食 かつら
つくば市内でも本格的な和食が楽しめるお店として注目されており、歓送迎会をはじめとするさまざまな宴会に対応しています。
中でも釜飯が絶品だと人気で、重役など50代や60代が参加する歓送迎会においても活躍するでしょう。
一人ひとりのメニューが揃う会席コース、大皿で出る宴コースなど、希望に合わせて選択できます。
ホテルマロウド筑波
「春の宴会プラン」など、季節に合わせたお得なプラン展開が嬉しいホテル会場。
中華をメインとした予算別コースを完備しており、参加するメンバーの年代や役職に合わせて選ぶことができます。
宴会場は全部で12部屋用意されており、人数に合った場所を選択できるため、予算内で執り行いたい方にもおすすめです。
L’AUBE Kasumigaura
料理や飲み放題はもちろん、会場費・カラオケ代・送迎バスなどが全て含まれたプランを完備しています。
料理は要職を中心に予算別で選べるようになっており、より負担を抑えた歓送迎会ができるでしょう。
一次会だけでなく二次会プランにも対応しており、場所を変えることなく思う存分楽しめる点が魅力的です。
イタリアンレストラン エレガンス
少人数から楽しめるため、歓送迎会はもちろん仲間内で集まる際にも活躍するイタリアンレストラン。
その名の通りエレガントな雰囲気が特徴で、日頃の喧騒を離れてゆったりと楽しみたい方におすすめです。
飲み放題プランにはおなじみのアルコールはもちろんオリジナルカクテルも含まれており、こだわりのイタリアンメニューとの組み合わせを味わえるでしょう。
ザ・ハウス・オブ ブランセ
ウェディング会場としても使用される豪華なパーティールームで、大勢が集うにぎやかな歓送迎会を計画している方におすすめです。
キッチンが併設しているためあたたかな料理をそのままいただけるほか、厳選された食材を使った一皿に、年代を問わず満足できることでしょう。
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歓送迎会の予算相場
実際におすすめの歓送迎会会場が分かったところで、その中から一つの会場を絞り込むためにおさえておきたい予算相場についてご紹介します。
1人当たりの平均予算
歓送迎会に参加する場合、一人あたりの平均予算は4,000円前後です。
参加者の年代や役職がバラバラになるため、極端に予算を抑えてリーズナブルな会にしようとすると、目上の人へ失礼になる可能性があるでしょう。
もちろん費用が高すぎると参加者の負担になってしまうため、追加費用などなく、予算内でおさまる会場を探すと良いでしょう。
一般的な範囲
一人あたりの平均予算が4,000円前後といっても、大勢の希望を聞いていたり、会場の空きがなかったりして予算からズレてしまうこともあるでしょう。
とはいえ、一般的な予算範囲として、「3,000円～5,000円」の中で済むように計画をすると安心です。
同時にこれまでの歓送迎会について先輩社員に聞くなど、今までの予算についてリサーチしておくことも大切です。
会費の設定
例として、一人4,000円ずつ徴収して歓送迎会を行うとしましょう。
その場合、4,000円の全てが飲食代に充てられるわけではありません。
具体的には以下のような項目を全て含めた上で会費を設定する必要があります。
- ・料理代
- ・飲み放題料金
- ・会場利用費
- ・送迎利用費
- ・プレゼントなどにかかる費用
飲食費が4,000円でも、その他の項目を含めて5,000円を超えてしまっては意味がありません。
まずはどこにどれくらいの費用がかかるのか洗い出し、合計でいくら徴収するのかを決定すると良いでしょう。
特に送別会など花束やギフトを贈る場合は注意が必要です。
歓送迎会を成功させるための幹事必見の情報
最後に、歓送迎会の幹事として選ばれても慌てずに済むよう、当日までにどのような動きが必要なのかをまとめてご紹介します。
日程調整
お店を決めると同時にやらなければならないのが「日程調整」です。
主役がいなければ話にならないため、新任の社員や退職社員に予定を聞いておきましょう。
それぞれ着任日や退職日を考慮し、続いて重役の日程を優先して押さえます。
歓迎会も送別会も、やむを得ない事情で参加できない社員が出てくることが考えられます。
特に送別会の場合、参加できなかった社員が後から退職者へお礼を伝えられるよう、日程に余裕を持たせておくと安心です。
予算管理
歓送迎会にかかる費用は会社が負担する、と決められている企業も存在します。
内容によっては一部個人負担が発生する場合もあるため、まずは個人負担・会社負担のいずれかを明確にしながら、責任者と予算について相談しておきましょう。
万が一のことを考えて予算に余裕を持たせ、ギリギリにならないための調整をしておくことが大切です。
参加者への連絡
会場や日程が決まったら、参加者へメールで告知を行います。
予算やアクセスなども明記し、誰が見ても分かりやすい内容を心掛けましょう。
万が一出席できなくなった場合など、トラブル時の対応についても周知しておくと安心です。
スケジュールアプリなどを使い、全参加者の予定を一括管理しておくと、不測の事態にもしっかりと備えられます。
当日の進行
幹事の最後の仕事として、当日の進行を円滑に進めるといった役割があります。
開会のあいさつやスピーチ・乾杯の音頭など、あらかじめ流れについてイメージしておくと良いでしょう。
新入社員や退職者のあいさつなどが発生する場合は、事前にお願いしておくことも大切です。
また、食事が進むと手持無沙汰になるテーブルが出てきます。
クイズ大会やビンゴなどの余興を用意しておき、空き時間を楽しく過ごせるような工夫を取り入れましょう。
まとめ
歓送迎会の幹事はやることが多く大変ですが、中でも重要となるのが会場選びです。
今回ご紹介したおすすめの会場を参考に、つくばエリアでの歓送迎会を成功させましょう。
